第一章 总则

第一条 为规范美术与设计学院办公室的管理，提高办公效率，制定本管理制度。

第二条 办公室是美术与设计学院行政管理和日常事务处理的核心部门，负责各类文件的收发、传达、存档，行政事务的协调和安排，以及学院领导的秘书工作等。

第三条 办公室的工作原则是遵循合理高效、公开公正、严谨细致和服务至上的原则。

第四条 办公室的工作任务包括但不限于：文件的拟写、收发、传达和归档；行政会议的组织和会议纪要的起草；学院领导日常工作的协调和安排；来访客人接待与安排；档案管理等。

第五条 办公室应当建立健全行政管理制度、文件处理流程和信息管理系统，确保办公工作的规范和高效。

第二章 机构设置

第六条 美术与设计学院办公室的组织架构由学院确定，根据工作需要设立办公室主任一职。

第七条 办公室主任负责办公室的日常管理和协调工作，协助学院各部门完成院内各项工作任务安排。

第三章 办公室的定位和职责

 第八条 学院办公室是学院行政管理的执行机构，负责学院日常事务的协调、组织和管理。

 第九条 办公室负责协调学院与学校各直管部门，及学院各部门之间的合作，保证学院的正常运转和发展。

 第十条 办公室负责学院内部的文件传阅、公文起草、公章管理、档案归档等事务。

第四章 办公室人员的职责和要求

第十一条 办公室主任负责学院办公室的全面管理和协调，负责行政文件的审批和公文的起草。

第十二条 办公室人员应具备良好的沟通和协调能力，能够有效地处理学院内部部门之间的矛盾和纠纷。

第十三条 办公室人员应具备较强的组织和管理能力，能够合理安排日常工作，保证事务的及时完成。

第十四条 办公室人员应具备较高的保密意识，严格遵守学院的保密制度，确保行政文件和材料的安全。

第五章 办公室工作流程

第十五条 办公室按照学院的工作安排，制定工作计划，明确工作重点和目标。

第十六条 办公室负责学院的会议安排和会议纪要的归档。

第十七条 办公室负责学院行政文件的审批和公文的起草，确保文件的合规性和及时性。

第十八条 办公室负责学院公章的管理和使用，确保公章使用的合法性和准确性。

第十九条 办公室负责学院档案的归档和管理，确保档案的完整性和安全性。

第六章 办公室工作纪律和行为规范

第二十条 办公室职工应保持良好的工作纪律，按时到岗、按时下班，不早退、不迟到。

第二十一条 办公室职工应保持良好的工作态度，认真负责、积极主动地完成工作任务。

第二十二条 办公室职工应遵守学院的工作制度和规范，不得私自调动公文和文件，不得私自篡改和泄露相关资料。

第二十三条 办公室职工应保持办公室的整洁和卫生，定期清理桌面和文件柜，保证办公环境的整齐和舒适。

第七章 违纪和处罚

 第二十四条 对于违反办公室管理规章制度的职工，将按照学院的规定进行相应的处罚。

 第二十五条 处罚措施包括口头警告、书面警告、记过、记大过、降级处理等，情节严重者可以给予开除处分。

本管理制度自颁布之日起实施，并根据学院工作的需要不断进行完善和修订。

河南女子职业学院美术与设计学院

2024年12月